Rewolucja w legalizacji pracy cudzoziemców – co musisz wiedzieć po 1 czerwca 2025?

Wyobraź sobie taką sytuację:
Pracownik z Ukrainy miał rozpocząć pracę w Twojej firmie w poniedziałek. Wszystko dopięte – umowa gotowa, stanowisko przygotowane. Ale w niedzielę wieczorem dostajesz telefon:
„Szefie, pani z urzędu powiedziała, że nie mogą mnie zarejestrować. Coś z dokumentami nie tak…”

Od czerwca takie sytuacje będą zdarzać się częściej, jeśli firmy nie dostosują się do nowych przepisów.

Od kiedy obowiązują nowe przepisy?

Od 1 czerwca weszły w życie zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców 2025, które wprowadzają nowe obowiązki dla pracodawców i kary za niedopełnienie formalności. To nie drobna nowelizacja – to pełna przebudowa systemu, wprowadzona przez aż cztery nowe ustawy.

Jakie ustawy wprowadzają zmiany?

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (20.03.2025)

• Reguluje zasady zatrudniania cudzoziemców i zastępuje wcześniejsze przepisy.

Ustawa wizowa (04.04.2025)

• Ma na celu eliminację nadużyć w systemie wizowym RP.

Ustawa o cudzoziemcach (24.04.2025)

• Wprowadza zmiany w zakresie dokumentów pobytowych i warunków legalizacji pracy.

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia (20.03.2025)

• Reguluje zadania urzędów i instytucji odpowiedzialnych za zatrudnianie cudzoziemców.

Co dokładnie się zmienia?

Dla wielu firm zatrudniających cudzoziemców – to rewolucja w dokumentacji, zgłoszeniach i odpowiedzialności.

Kluczowe zmiany:

✅ Umowa musi być przesłana do urzędu przed rozpoczęciem pracy

✅ Wszelkie zgłoszenia i wnioski składane wyłącznie online

✅ Obowiązek zgłoszenia zakończenia pracy cudzoziemca (do 15 dni)

✅ Brak testu rynku pracy – uproszczenie, ale i większa odpowiedzialność

✅ Zakaz pracy na wizie innego państwa Schengen

✅ Kary do 50 000 zł za jednego pracownika – i to bez udziału sądu

„Ale my tak zawsze robiliśmy…” – czyli stare nawyki kontra nowe prawo

Wielu właścicieli firm i specjalistów HR działało latami według prostych procedur:
oświadczenie, umowa, pieczątka w urzędzie.

To już nie wystarczy.

Nowe przepisy są bezlitosne dla tych, którzy nie trzymają ręki na pulsie. Inspektorzy mają więcej uprawnień, kontrole są niezapowiedziane, a błędy formalne mogą słono kosztować.

Co możesz zrobić już teraz?

5 konkretnych kroków, które warto wykonać:

1. Zaktualizuj procedury

Sprawdź, czy Twoje działania są zgodne z nowymi przepisami.

2. Przeszkol swój dział kadr lub HR

Safety Click oferuje aktualne szkolenia – zarówno stacjonarne, jak i online.

3. Zweryfikuj sytuację prawną wszystkich zatrudnionych cudzoziemców

Czy ich dokumenty pozwalają im legalnie pracować w Polsce?

4. Przygotuj się na kontrole

Dokumentacja musi być kompletna, aktualna i dostępna na żądanie PIP lub Straży Granicznej.

5. Skorzystaj z pomocy ekspertów

Safety Click wspiera przedsiębiorców w bezpiecznym zatrudnianiu – oferujemy gotowe procedury, szablony i konsultacje.

Podsumowanie – prawo się zmienia, ale odpowiedzialność zostaje

Nowe przepisy to nie tylko obowiązek – to także szansa na uporządkowanie procedur i uniknięcie kosztownych błędów.
Nie czekaj, aż kontrola zapuka do drzwi – bądź krok przed zmianami.

Zapisz się do naszego newslettera lub obserwuj zakładkę Aktualności, aby nie przegapić kolejnych aktualizacji.

Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców po wejściu w życie zmian

Wielu przedsiębiorców, mimo najlepszych intencji, nieświadomie łamie nowe przepisy. Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców 2025 są bardziej restrykcyjne niż dotychczasowe regulacje, a niektóre błędy mogą skutkować poważnymi konsekwencjami – od kar finansowych, po utratę możliwości dalszego legalnego zatrudniania pracowników z zagranicy.

Najczęstsze problemy, które zauważa PIP:

• Brak zgłoszenia umowy do urzędu przed rozpoczęciem pracy – to obecnie najczęstsze naruszenie
• Zatrudnianie cudzoziemców z nieważnym lub nieodpowiednim tytułem pobytowym (np. wiza innego kraju Schengen).
• Nieprzekazanie informacji o zakończeniu współpracy w wymaganym terminie (15 dni).
• Nieprzeszkolony dział HR – brak znajomości nowych procedur skutkuje nieprawidłowo prowadzoną dokumentacją.

Checklist dla pracodawcy – jak nie popełnić błędu?

Aby bezpiecznie zatrudniać cudzoziemców po zmianach w 2025 roku, warto działać według sprawdzonej listy:

✅ Sprawdź, czy pracownik posiada ważny polski tytuł pobytowy.

✅ Przed podpisaniem umowy – przygotuj komplet dokumentów i wyślij skan do urzędu.

✅ Odnotuj datę rozpoczęcia pracy i zaplanuj zgłoszenie zakończenia zatrudnienia (do 15 dni).

✅ Zadbaj o szkolenie pracowników kadrowych lub HR – zmiany są obszerne i formalnie rygorystyczne.

✅ Stwórz lub zaktualizuj wewnętrzną procedurę zatrudniania cudzoziemców – to ułatwi działanie w zgodzie z prawem.